Errori di conformità ai WEEE che hanno costato alle aziende del Regno Unito

La maggior parte dei casi di non conformità dei RAEE non è intenzionale. Si tratta di aziende che già si preoccupano di farlo nel modo corretto, ma che ritengono che il loro appaltatore generale di smaltimento si occupi di questo, che un controllo interno supervisionato sia sufficiente o che un armadio di stoccaggio chiuso offra loro più tempo di quanto non ne offra in realtà. La lacuna nella documentazione si manifesta solo quando l’Agenzia per l’Ambiente, un auditor ISO o un questionario di due diligence per il cliente pone la specifica domanda. 

La buona notizia: gli errori si concentrano in cluster. Ecco i cinque più comuni tra le aziende del Regno Unito e cosa significa essere conformi Discarico dei RAEE Il processo dovrebbe essere simile ad ogni passaggio. La base smaltimento responsabile dell'IT si trova sotto tutti e cinque.

Errore 1: trattare i RAEE come rifiuti comuni 

La più comune. I monitor, i server e i laptop in pensione finiscono insieme agli altri rifiuti, in un cassonetto comune o con lo stesso appaltatore che si occupa della raccolta del cartone e dei rifiuti di ufficio. 

I RAEE sono un tipo specifico di rifiuto. L’Agenzia per l’Ambiente richiede che classifichi correttamente i tuoi rifiuti prima che venga smistato dal sito, e le apparecchiature elettroniche e elettriche seguono un proprio codice. Un’azienda di smaltimento generico senza le autorizzazioni giuste non può trattare legalmente i rifiuti e non fornirà la documentazione necessaria se l’ispettore lo richiede. 

Una consegna corretta significa un impianto di trattamento autorizzato, i codici del Catalogo europeo dei rifiuti presenti sulla documentazione e una catena di destinatari che si possa seguire fino in fondo. Questo è ciò che significa una corretta Reciclaggio dei RAEE Sembra che si trovi in una struttura conforme alle normative. 

Errore 2: Mancata emissione o conservazione di un documento di trasferimento dei rifiuti

Le norme sul dovere di cura del Regno Unito impongono che ogni trasferimento di rifiuti sia documentato tramite una Nota di trasferimento dei rifiuti. Essa registra chi ha consegnato i rifiuti, chi li ha ricevuti, quando, dove, cosa contenevano e il codice di classificazione dei rifiuti utilizzato. Entrambe le parti firmano; entrambe conservano una copia. 

Per i rifiuti non pericolosi, le aziende devono conservare queste note per almeno due anni. Le note di consegna dei rifiuti pericolosi devono essere conservate per almeno tre anni. 

Il problema qui è che una multa può essere inflitta anche quando l'attrezzatura è stata smaltita correttamente, se manca o è incompleta la documentazione. Gli ispettori dell'Agenzia per l'Ambiente e i revisori contabili considerano le WTN mancanti come prove di inadempienza ai requisiti previsti dalla normativa. Regolamenti WEEE, indipendentemente dal fatto che il processo fisico fosse conforme alle normative.

Errore 3: Assumere che la distruzione dei dati e la gestione dei rifiuti elettronici siano la stessa cosa 

La conformità ai WEEE riguarda l’attrezzatura. Il GDPR del Regno Unito riguarda i dati ancora presenti su di essa. Si tratta di piste normative distinte e entrambi devono fornire prove documentate. 

WEEE si occupa dell’asset fisico: struttura di trattamento autorizzata, Waste Transfer Note, tracciabilità downstream. GDPR si occupa delle informazioni: cancellazione certificata dei dati o distruzione fisica dei supporti di archiviazione, audit dei dischi per identificare i numeri di serie, certificato di distruzione. Destruizione dei dati conforme al GDPR Il processo dovrebbe svolgersi in parallelo con quello per i RAEE, non in sequenza dopo di esso. 

La versione pratica consiste nel fatto che un unico fornitore gestisca entrambi i processi, così la catena di documenti rimane unita. Sezionare i due processi in fornitori separati crea dei periodi di passaggio in cui un disco non viene cancellato, è in transito o si trova in un magazzino senza una custodia documentata. 

Errore 4: Conservare i dati IT in modo indefinito 

Il magazzino pieno di laptop e monitor usati è un punto debole nella conformità. Riguarda tre rischi separati: 

• Esposizione al GDPR: I dispositivi che non sono mai stati cancellati contengono ancora dati personali o commerciali. Ogni anno il dispositivo rimane lì, e il rischio di violazione dei dati aumenta se il dispositivo viene perso, rubato o dimenticato durante un trasferimento di ufficio. 
• Rischi di incendio e assicurativi: Le batterie agli ioni di litio presenti nei laptop e nei telefoni invecchiati possono gonfiarsi, rilasciare gas o innescare incendi. Le polizze assicurative chiedono sempre più spesso informazioni sull’e-waste accumulato e possono limitare l’indennizzo nel caso in cui la conservazione non sia gestita attivamente. 
• Obbligo WEEE: I Regolamenti prevedono che i rifiuti vengano smaltiti in modo appropriato entro un periodo di tempo ragionevole. L’immagazzinamento indefinito non è un metodo di smaltimento conforme alla normativa. 

La regola generale è che i dispositivi in pensione dovrebbero avere una data di produzione documentata, non una data di uscita dal magazzino. 

Errore 5: scegliere un fornitore senza verificare le sue credenziali 

Non tutti i fornitori di apparecchiature elettriche ed elettroniche soddisfano gli stessi standard. Prima di consegnare i dispositivi, verificare: 

• Permessi ambientali: Il sito di accoglienza deve essere in possesso della licenza corretta rilasciata dall’Agenzia per l’Ambiente per i rifiuti che gestisce. 
• ISO 14001: La certificazione del sistema di gestione ambientale è un segnale di credibilità minimo. 
• Certificazioni di sicurezza dei dati: Per i dispositivi che trasferiscono dati, è sufficiente che siano conformi agli standard ISO 27001 e Cyber Essentials. 
• Catena di custodia ascendente: Come i dispositivi arrivano dal vostro sito alla loro struttura, con quali procedure di monitoraggio e quali documenti vengono rilasciati. 
• Relazione a valle: Quale proporzione viene riutilizzata, che cosa viene riciclata, che cosa finisce come rifiuto residuo. Un fornitore che non può mostrarvi questa catena non lo ha. 

Inserite questi elementi in un Disposizione sicura e graduale delle informazioni IT audit di tender o fornitori. I regolamenti definiscono l’obbligo, ma il fornitore è quello in cui la conformità si realizza o si infrange. 

Come appare un’eliminazione conforme alle normative WEEE se è eseguita correttamente

Se svolto correttamente, lo smaltimento conforme alle disposizioni WEEE è un processo completo, non cinque schede da compilare separatamente. Una raccolta certificata con una Nota di Trasferimento dei Rifiuti. La distruzione simultanea dei dati secondo gli standard HMG e NIST. La ristrutturazione e il riutilizzo, se l’apparecchiatura lo consente. La riciclaggio certificato di tutto ciò che non lo è. Una documentazione che resiste all’audit. 

Se state verificando il proprio processo rispetto a questo elenco e desiderate un preventivo per un servizio di smaltimento conforme alla direttiva WEEE che lo copra tutto, Parliamo con Computer Aid. 

Se non sei tu a gestire la smaltimento dei dispositivi informatici ma vuoi comunque sostenere il lavoro per l’inclusione digitale nel Regno Unito e a livello internazionale, in modo unificato o mensile donazioni finanziare direttamente la ristrutturazione e l’installazione di dispositivi nelle scuole e nelle organizzazioni comunitarie.